経費を計上すると、当然ながら利益は減少します。そのメリットとして、支払う税金を抑えられ、いわゆる節税になります。一方デメリットとして、実際に物品やサービス購入により会社のキャッシュは目減りします。決して無駄な出費はしないことが大切です。

経費とは、事業を行うため使用した費用のこと
経費とは、事業を行うために使用した費用のことをいいます。たとえ少額であっても、業務と関連の無い費用は経費にはなりえません。例えば、顧客との打合せを飲食店で行った際、飲食代金は経費とすることが可能です。

経費で落とすとは、経費として会社の帳簿に計上すること
経費で落とす、とは、会社の帳簿に経費として計上することをいいます。そのためには、上記の正当な理由とともに、領収書やレシート等の発行・保管が必要になります。

経費で落とせる費用と、落とせない費用
会社の帳簿に計上するには、いずれかの勘定科目に分類する必要があります。人件費や通信費、宣伝広告費や交際費、消耗品費などが代表的な経費の勘定科目となります。一方で、業務に関連の無い費用は経費で落とせません。例えば、家族で行った食事代や、恋人と行った映画代は、経費で落とせません。

節税対策にも、それぞれに活用のコツや注意点があります。ぜひ信頼できる税理士に相談しながら対応を進めましょう。

【社員への還元】決算賞与、社員旅行、研修やセミナー派遣など
社員へ利益の還元を行うにも、様々な方法があります。決算賞与は、決算期末までに全従業員へ支給額を通知しておけば、翌期の開始から1か月以内の支給でも経費計上できる点がポイントです。社員旅行については、旅行期間が4泊5日以内、従業員全体の50％以上の参加、各種資料の保管など、特定の従業員・役員への経済的利益の提供としないための要件があります。研修やセミナー派遣は、スキルやノウハウの修得を社員に提供でき、経費にできる金額に上限がないことが特長ですが、業務に直接関係する研修やセミナーである必要があります。

【前倒し発注】備品購入、広告発注、未払金先払い、家賃等前払いなど
様々な備品やサービスの前倒し発注もまた有効です。備品購入について、資本金が1億円以下の青色申告法人は、取得価額が30万円未満の備品購入について、年間300万円まで全額損金に計上できます。広告発注は、将来に向けた投資として来期の売上アップが期待できます。その他、リース・保険料等の先払や、家賃等の前払いなど、支払いが確定しているものをまとめて経費として計上する選択肢があります。家賃の場合、契約書の変更が必要で、また来期以降も前払いになる点には注意が必要です。

【制度利用】不良在庫削減、固定資産削減、生命保険加入、経営セーフティ共済など
加えて、決算セールなどで不良在庫を削減すれば、売上原価が高くなることで利益が減るため、節税に繋がります。また、使っていない機械やロッカー、テーブル等を処分し固定資産を削減することで除却損や売却損、評価損として損金計上することが可能です。その他、生命保険については、加入した保険の支払保険料の一部を損金として計上することができます。経営セーフティ共済は月20万円年240万円の掛金全額が損金扱いで経費計上できます。ただし40カ月以上加入し解約した際に満額が返金され収益となる等、諸条件の確認が必要です。

研修・セミナーによる人材育成で節税対策や予算消化を行うことは、利益をスキルやノウハウといった形で社員に還元する有効な手法です。勘定科目に具体的な指定はなく、「研修費」「教育訓練費」「採用教育費」等がよく使われます。その特長と注意点について、集中的に解説していきます。

経費にできる金額に上限なし、ただし業務と関連する必要あり
研修費は、次の三つのいずれかの要件を満たし、その費用が適正な金額なら、給与として課税しなくてよいことになっています。
(1)　会社などの仕事に直接必要な技術や知識を役員や使用人に習得させるための費用であること。
(2)　会社などの仕事に直接必要な免許や資格を役員や使用人に取得させるための研修会や講習会などの出席費用であること。
(3)　会社などの仕事に直接必要な分野の講義を役員や使用人に大学などで受けさせるための費用であること。
いずれも、会社などの仕事に直接必要であるか否かが焦点となります。

研修費は、受講に関連する講師謝礼・交通費、会場費、消耗品代等も計上できる
研修費は、研修の参加にともなう様々な費用も計上することが可能です。例えば講師への謝礼・交通費・宿泊代や、社員の移動による交通費、セミナーの会場費、資格取得に関するテキスト代などです。ただし、いずれも前提として、会社などの仕事に直接必要な分野のテーマであることが必要です。

仕事に直接必要でない研修は、福利厚生費や交際費として計上することに
一方で、業務と直接関係のない自己啓発セミナーや、担当業務と関係のない語学や趣味、転職に関連するセミナーの受講等は研修費として計上することができません。総合的な社員のスキルアップを目的とした費用を経費として計上したい場合は福利厚生費に、また取引先との関係強化も含めた慰労目的とした経費は、交際費に仕訳される可能性があります。

従業員給与、役員報酬と認定された場合のリスク
研修費は、税務上の要件を満たさない場合には従業員給与・役員報酬と認定されるリスクがあります。税務調査等で、業務と直接関連のない従業員・役員への経済的利益の提供とみなされれば、従業員給与や役員報酬と認定され、税金の追加納付が必要となることがあります。

節税対策は、会社の状況を総合的にチェックしながら、適正な金額や範囲を判断することが大切です。会社に必要な量のキャッシュや利益を残しておくことや様々な制度の活用等、早めにできることをチェックし、税理士などの専門家に相談の上進めることをお勧めします。もちろん、決算直前にもできることはたくさんあります。ぜひ早めの動き出しを心がけください。